Закупочная деятельность – это не просто формальность, а стратегически важный элемент управления расходами, обеспечения прозрачности и минимизации юридических рисков. Особенно это актуально для организаций, подпадающих под действие Федерального закона № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федерального закона № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Несмотря на общую цель – выбор поставщика на конкурентной основе – процесс закупки по этим законам существенно различается. В данной статье мы подробно разберем этапы закупки, объясним, что такое планирование закупок, как строится закупочный цикл, и какие юридические нюансы необходимо учитывать при организации закупок.

Для чего и кому нужны закупки

Процесс закупочной деятельности необходим:

• Государственным и муниципальным заказчикам – для соблюдения жестких требований 44-ФЗ;
• Компаниям с государственным участием (ПАО «Россети», «РЖД», «Газпром» и др.) – в рамках 223-ФЗ;
• Коммерческим организациям – для построения эффективной, прозрачной и конкурентной системы поставок.

Во всех случаях процесс управления закупками направлен на достижение трех целей:

• Обеспечение выполнения производственных задач.
• Экономия бюджетных или корпоративных средств.
• Юридическая безопасность (отсутствие жалоб в ФАС и судебных оспариваний).
• Обеспечение потребностей в качественных товарах, работах и услугах в срок.

Что такое планирование закупок: цели, задачи и различия по законам

Планирование закупок – это начальный и самый важный этап закупочного цикла. Именно на этом этапе определяются объемы, сроки, способы и источники финансирования будущих закупок.

По 44-ФЗ:

• Обязательно формирование плана-графика закупок и плана закупок (в зависимости от объема);
• Все сведения публикуются в Единой информационной системе (ЕИС);
• Изменения возможны, но строго в рамках, установленных Постановлением Правительства РФ № 1352;
• Нарушение сроков или отсутствие плана влечет административную ответственность по ст. 7.30 КоАП РФ.

По 223-ФЗ:

План закупок — документ, который содержит подробную информацию о:

• процедурах, запланированных закупщиком (заказчиком);
• предмете закупки;
• сроках и способе приобретения товара (работы, услуги).

• План закупки можно формировать на основании бизнес-плана или других программ деятельности и развития юрлица, с учетом требований Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ.

  План формируется на срок не меньше 1 года. Внутри документа нужно сделать разбивку по кварталам или месяцам Постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 N 932 утверждена форма плана и требования к его составлению. В ней нужно последовательно заполнить все столбцы и графы.

  Сроки и порядок размещения Плана закупки в ЕИС определены законодательством. При нарушениях сроков и порядка размещения плана закупки контролирующий орган может выписать предупреждение или штраф (ч. 2 ст. 7.30.4 КоАП РФ.

  Цели и задачи планирования закупок – это не только соблюдение закона, но и:

  • прогнозирование потребностей;
  • распределение финансирования;
  • предотвращение срочных (аварийных) закупок;
  • повышение конкурентной среды за счет заблаговременного информирования рынка.

  На производственном предприятии или в крупном холдинге планирование закупок дополнительно включает согласование с техническими, логистическими и финансовыми подразделениями.

  Этапы закупки: полный цикл от идеи до исполнения

  Закупочный цикл включает в себя семь ключевых стадий. Ниже подробное описание этапов осуществления закупок, применимых как к 44-ФЗ, так и к 223-ФЗ, с учетом специфики каждого закона.

  1. Определение потребностей

  Формируется техническое задание (ТЗ) или спецификация. Важно: по 44-ФЗ ТЗ не должно содержать указаний на конкретные торговые марки (кроме случаев, прямо предусмотренных ч. 4 ст. 33). По 223-ФЗ при указании конкретных торговых марок заказчик должен предусмотреть возможность поставки аналогичной продукции (эквивалента), за исключением случае, указанных в законе.

  2. Планирование закупок

  Как описано выше, здесь формируются планы, рассчитывается НМЦК (начальная (максимальная) цена контракта). По 44-ФЗ НМЦК обосновывается методами, предусмотренными ст. 22 закона (сопоставимых рыночных цен, нормативных затрат и др.). По 223-ФЗ методы определяет сам заказчик, при этом утвержденный заказчиком порядок определения НМЦ должен содержаться в Положении о закупке и размещен в ЕИС.

  3. Поиск поставщиков

  Проводится через:

  • публикацию извещений на электронных торговых площадках (ЭТП);
  • размещение информации в ЕИС (согласно требованиям законодательства);
  • приглашение участников (актуально для 223-ФЗ).

  4. Проведение конкурсов (тендеров)

  Это ядро процесса закупок на предприятии. Включает:

  • подготовку документации;
  • опубликование извещения о проведении закупки и документации о закупке на ЭТП и в ЕИС;
  • прием заявок участников закупки;
  • организацию работы закупочной комиссии по рассмотрению заявок.

  Важно: организатор процедуры закупок (например, АО «Россети Центр закупок») может выполнять всю техническую работу, но решения принимает только заказчик. Организатор не входит в состав комиссии и не голосует.

  5. Оценка предложений

  Комиссия проверяет соответствие заявок требованиям. По 44-ФЗ порядок оценки строго регламентирован. По 223-ФЗ – определяется Положением о закупке. В обоих случаях возможно привлечение эксперта (например, представителя организатора) либо коллегиального органа – экспертного совета для экспертной оценки заявок.

  6. Заключение контракта

  Победителю направляется проект договора. По 44-ФЗ контракт заключается в ЕИС в течение 5 дней с момента размещения протокола. По 223-ФЗ сроки и форма определяются внутренними регламентами.

  7. Выполнение обязательств

  Поставщик исполняет условия, заказчик – принимает и оплачивает. На этом этапе возможен контроль качества, сроков и объемов поставки.

  Юридические нюансы: что важно знать

  Что не относится к этапам организации процесса закупок?

  • прямое заключение договора без конкурентной процедуры (если не предусмотрено законом);
  • выбор поставщика по личным связям;
  • отсутствие документального подтверждения этапов.

  К основным этапам осуществления процедуры закупок относятся:

  • разработка документации;
  • публикация извещения;
  • прием заявок;
  • работа комиссии;
  • подведение итогов.

  Планирование и организация процесса закупок и поставок включают в себя:

  • формирование планов;
  • расчет НМЦК;
  • выбор способа закупки;
  • координацию с логистикой и складом.

  Почему выгодно привлекать организатора закупок?

  Для компаний с большим количеством подразделений (например, ПАО «Россети») эффективным решением становится назначение единого организатора закупок. Это позволяет:

  • централизовать контроль над всеми процедурами;
  • установить единые стандарты для всей группы компаний;
  • снизить риски нарушения 44-ФЗ и 223-ФЗ;
  • добиться экономии до 15% за счет консолидации потребностей;
  • оперативно формировать отчетность и предоставлять документы по запросу ФАС.

  Как показывает практика АО «Россети Центр закупок», такие подходы позволяют сократить сроки процедур на 20–30% и полностью исключить жалобы участников.

  Процесс закупочной деятельности – это сложный, многоэтапный механизм, от которого напрямую зависит финансовая устойчивость и репутация компании. Грамотная организация закупочного процесса, четкое соблюдение этапов осуществления закупок и привлечение профессионального организатора – залог успеха.

  АО «Россети Центр закупок» обеспечивает полное сопровождение закупочного цикла: от планирования и организации закупок до архивного хранения и представительства в контролирующих органах.